会議に費やす時間って月に何時間あるか知ってますか？これって意外と知らない人が多いんですよね。

僕は自分の時間を調べた時に会議の時間の多さに驚愕しました。その会議の時間を減らして生産性を上げた方法を共有しますね。

まずはどのくらいの時間を浪費しているか計る

まずはどのくらいの時間を会議に使っているか知ることから始めましょう。これを知らない限り、どのくらい減らしたら良いのかがわかりません。

僕の場合は、まずは定期的な会議が月にどのくらいあるのかを調べました。

月に3.6日も会議に費やしていた1日8時間労働だと仮定した時に、僕は会議に3.6日も費やしていました。時間にして、29時間です。

29時間も会議に費やしているとわかった時は愕然としましたね。この会議の時間に付随して、資料作成や調べごとなども含めると更に時間を費やしていることになります。

本当に必要な会議を選別する

役職が高くなると必然的に会議の回数は多くなると思います。

もちろん戦略的な会議は重要なものが多いですが、では現場の一挙一動を把握する会議など果たして必要でしょうか？

自分の立場と役職から必要な会議以上の会議に出ていることはありませんか?僕はまずはこの必要でない会議がどのくらいあるか調べました。

会議を削減したことにより会議の時間を45%削減

まず、先程の会議の取捨選択で29時間/月ある会議は16時間減りました。ただ、減った分の補填として週1回の1時間の会議が増えました。結果マイナス12時間の時間削減で会議の時間は17時間/月になりました。

更に月に2回ある会議が90分だったのを60分に変更したので、1時間の削減です。これで月の会議の時間は16時間/月になりました。

会議の効率化を考えてみる

更に会議の効率化を考えてみます。

まずは会議の議事録をつけ、進行は議事録の通りに行います。

更にTODOを記載し、誰がいつ迄に何をやるか？を明確にし、それを次回の会議までに事前に報告するように変更しました。

これで会議にメリハリがでて、更に誰が何をするかが明確になったことで会議の時間が減りました。

また議事録をオンライン化する事により、誰でもリアルタイムに議事録を編集する事ができ、議事録を作成する時間も無くなりました。

議事録を誰か1人に作成させるのではなく、みんなで編集することで、リアルタイムの議事録の作成が可能になりました。

また、ビデオ会議にする事で記録を残し、資料の共有も各自画面を見る事で資料を事前に共有する手間も減りました。

• 議事録の通りの進行
• 議事録はオンラインでリアルタイム共有
• ビデオ会議で記録の録画
• 資料の共有はビデオ会議で

これをする事である程度の効率化を行う事ができました。

営業会議はツールを使う事で大幅に削減できた

営業会議は案件の進捗報告など案件の詳細などの資料作成や案件の説明など意外と時間がかかっていました。

ですが、ツールを入れる事で案件の進捗状況が一覧でわかり、尚且つそれを見れば、どのフェーズなのかが一目瞭然でわかるようになったので、いちいち説明する事がなくなり、大幅に報告の時間が削減できました。

時間が削減する事ができ、営業テクニックの共有や事例の共有など生産性を高めるディスカッションの時間を取る事ができ、退屈だった営業報告がなくなり大満足です。

ツールはいろいろありますが、僕は案件の管理はpipedriveがお勧めです。

salesforceがお勧めという人もいますが、あれはエンジニアがいないと運用する事自体難しいので、お勧めはできないです。

pipedriveについて知りたい方はこちらの記事を見てください。

では、無駄な会議を辞め、生産性を高めましょう！！！